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Services à la population Pratique des opérations funéraires Répondre aux demandes de communication des documents funéraires

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Répondre aux demandes de communication des documents funéraires

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète, étape par étape, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

Contexte

Comment répondre aux demandes de documents divers conservés par les communes en matière funéraire ? À l’occasion de leurs activités liées aux opérations et services funéraires, les communes détiennent un très grand nombre de documents dont la transmission peut être sollicitée par des tiers.

Le régime de la communication des documents administratifs funéraires est distinct des règles applicables à la communication des actes de l’état civil stricto sensu.

Les copies d'actes de décès peuvent en effet être délivrées à toute personne, selon les dispositions de l’article 9 du décret du 3 août 1962 modifié. En revanche, la consultation sur place des registres de l’état civil de moins de 100 ans est limitée aux agents de l'État habilités à cet effet et aux personnes munies d'une autorisation écrite du procureur de la République (voir la fiche Gérer la publicité des actes de l’état civil, in L’état civil en pratique, Weka).

La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal consacre le droit à la communication des documents administratifs, et en précise les conditions de délivrance. Elle définit quels sont les documents communicables, les demandeurs concernés et les modalités de la communication.

L’article 42 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978,  oblige notamment les communes de 10 000 habitants et plus à designer une personne responsable de l’accès aux documents administratifs, dont la mission est de réceptionner les demandes de communication desdits documents, de gérer les réclamations et d’assurer le lien entre la collectivité et la commission d’accès aux documents administratifs (Cada).

Lorsqu’une demande de communication d’un document funéraire est reçue, il convient en premier lieu de vérifier que le document est communicable, avant de vérifier la qualité de la personne demanderesse, et ensuite de déterminer les modalités de la communication.

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Vérifier que le document est communicable

Sont des documents administratifs au sens de l’article premier de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 : les « dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions » détenus par les personnes...

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